Datenschutz
Hinweis zum Datenschutz
Über „iWhistle“ können Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner der ELMER Unternehmensgruppe sowohl Verstöße gegen Compliance-Bestimmungen, wie insbesondere dem Kartell- oder Korruptionsrecht (Meldeweg „Compliance“), als auch bestimmte Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen (Meldeweg „Datenschutz“) oder gegen Menschenrechte (Meldeweg „Menschenrechte“) melden.
Die drei Systeme zur Abgabe von Meldungen sind strikt getrennt. Der Meldeweg „Compliance“ wird von der Corporate Compliance Abteilung der ELMER Unternehmensgruppe betrieben und auch nur Mitarbeiter dieser Abteilung haben Zugriff auf die Meldungen. Der Meldeweg „Datenschutz“ wird von der Datenschutzabteilung der ELMER Unternehmensgruppe zur Verfügung gestellt und auf die hierüber eingehenden Meldungen hat auch nur diese Abteilung Zugriff. Der Meldeweg „Menschenrechte“ wird von der Menschenrechtsabteilung der ELMER Unternehmensgruppe betrieben und es hat ausschließlich Mitarbeiter dieser Abteilung Zugriff auf diesen Meldeweg. Ein Austausch von Informationen zwischen den Abteilungen findet nur statt, wenn dies zur Bearbeitung eines konkreten Falles ausnahmsweise erforderlich wäre.
Die Infrastruktur des Systems einschließlich Webseiten und Datenbank wird vom Dienstleister iComply GmbH, mit Sitz in 55116 Mainz, Große Langgasse 1A betrieben. Die iComply GmbH ist vertraglich zu strikter Vertraulichkeit und zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet.
Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden erhoben und verarbeitet?
Bei der Meldung von Verstößen über „iWhistle" werden personenbezogene Daten:
• desjenigen, der eine Meldung abgibt (z.B. Name, Kontaktdaten) (optional/freiwillig!) und
• der von einem Vorfall betroffenen Personen (z.B. Beschreibung der Handlungen betroffener Personen)
die in das jeweilige Meldeformular eingetragen oder über das geschützte Postfach übermittelt werden, erhoben und verarbeitet. Die Daten werden von der zuständigen Abteilung verarbeitet, um die gemeldeten Vorfälle zu prüfen, Untersuchungen einzuleiten, durchzuführen und soweit erforderlich Abhilfemaßnahmen zu treffen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sofern Sie Ihre Kontaktdaten angeben.
Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein, Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an Mitarbeiter anderer Abteilungen wie der Rechtsabteilung oder an das Management der ELMER Unternehmensgruppe, anderer Unternehmen, an externe Berater (z.B. juristische Berater) oder an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Auch sind wir unter Umständen verpflichtet, einen gemeldeten Vorfall den zuständigen Behörden und den betroffenen Personen zu melden.
Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der Meldung und gegebenenfalls für die Einleitung von Sanktionen erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Sollte sich eine Meldung als unbegründet erweisen, wird die Meldung mitsamt darin enthaltener personenbezogener Daten unverzüglich gelöscht. Ihren Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Empfänger
Wir halten Angaben über Sie vertraulich, soweit dies möglich und zulässig ist. Ihre Daten können zur weiteren Untersuchung an die Geschäftsführung derjenigen Unternehmen weitergeleitet werden, in der Beschuldigte tätig sind. Möglicherweise sind wir auch verpflichtet, dem Beschuldigten mitzuteilen, von wem die Informationen über ihn stammen. Weitere Empfänger können Behörden und andere Stellen sein, soweit dies zur Strafverfolgung oder zur Wahrung rechtlicher Interessen erforderlich sein sollte. Zudem können unter Umständen Dienstleister die Daten einsehen, die unsere IT-Infrastruktur bereitstellen bzw. warten; sie sind jedoch gesondert zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Ihre Rechte als Betroffener
Als Betroffener stehen Ihnen die folgenden Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind:
• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Soweit die Datenverarbeitung auf einer Abwägung der berechtigten Interessen beruht, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung der Daten zu widersprechen. Hierfür müssen berechtigte Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Sie besitzen außerdem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung zu beschweren.
Über „iWhistle“ können Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner der ELMER Unternehmensgruppe sowohl Verstöße gegen Compliance-Bestimmungen, wie insbesondere dem Kartell- oder Korruptionsrecht (Meldeweg „Compliance“), als auch bestimmte Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen (Meldeweg „Datenschutz“) oder gegen Menschenrechte (Meldeweg „Menschenrechte“) melden.
Die drei Systeme zur Abgabe von Meldungen sind strikt getrennt. Der Meldeweg „Compliance“ wird von der Corporate Compliance Abteilung der ELMER Unternehmensgruppe betrieben und auch nur Mitarbeiter dieser Abteilung haben Zugriff auf die Meldungen. Der Meldeweg „Datenschutz“ wird von der Datenschutzabteilung der ELMER Unternehmensgruppe zur Verfügung gestellt und auf die hierüber eingehenden Meldungen hat auch nur diese Abteilung Zugriff. Der Meldeweg „Menschenrechte“ wird von der Menschenrechtsabteilung der ELMER Unternehmensgruppe betrieben und es hat ausschließlich Mitarbeiter dieser Abteilung Zugriff auf diesen Meldeweg. Ein Austausch von Informationen zwischen den Abteilungen findet nur statt, wenn dies zur Bearbeitung eines konkreten Falles ausnahmsweise erforderlich wäre.
Die Infrastruktur des Systems einschließlich Webseiten und Datenbank wird vom Dienstleister iComply GmbH, mit Sitz in 55116 Mainz, Große Langgasse 1A betrieben. Die iComply GmbH ist vertraglich zu strikter Vertraulichkeit und zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet.
Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden erhoben und verarbeitet?
Bei der Meldung von Verstößen über „iWhistle" werden personenbezogene Daten:
• desjenigen, der eine Meldung abgibt (z.B. Name, Kontaktdaten) (optional/freiwillig!) und
• der von einem Vorfall betroffenen Personen (z.B. Beschreibung der Handlungen betroffener Personen)
die in das jeweilige Meldeformular eingetragen oder über das geschützte Postfach übermittelt werden, erhoben und verarbeitet. Die Daten werden von der zuständigen Abteilung verarbeitet, um die gemeldeten Vorfälle zu prüfen, Untersuchungen einzuleiten, durchzuführen und soweit erforderlich Abhilfemaßnahmen zu treffen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sofern Sie Ihre Kontaktdaten angeben.
Im Rahmen der Prüfungen, Untersuchungen und zu treffenden Abhilfemaßnahmen kann es erforderlich sein, Informationen zu einem gemeldeten Vorfall an Mitarbeiter anderer Abteilungen wie der Rechtsabteilung oder an das Management der ELMER Unternehmensgruppe, anderer Unternehmen, an externe Berater (z.B. juristische Berater) oder an die zuständigen Behörden zu übermitteln. Auch sind wir unter Umständen verpflichtet, einen gemeldeten Vorfall den zuständigen Behörden und den betroffenen Personen zu melden.
Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der Meldung und gegebenenfalls für die Einleitung von Sanktionen erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Sollte sich eine Meldung als unbegründet erweisen, wird die Meldung mitsamt darin enthaltener personenbezogener Daten unverzüglich gelöscht. Ihren Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Empfänger
Wir halten Angaben über Sie vertraulich, soweit dies möglich und zulässig ist. Ihre Daten können zur weiteren Untersuchung an die Geschäftsführung derjenigen Unternehmen weitergeleitet werden, in der Beschuldigte tätig sind. Möglicherweise sind wir auch verpflichtet, dem Beschuldigten mitzuteilen, von wem die Informationen über ihn stammen. Weitere Empfänger können Behörden und andere Stellen sein, soweit dies zur Strafverfolgung oder zur Wahrung rechtlicher Interessen erforderlich sein sollte. Zudem können unter Umständen Dienstleister die Daten einsehen, die unsere IT-Infrastruktur bereitstellen bzw. warten; sie sind jedoch gesondert zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Ihre Rechte als Betroffener
Als Betroffener stehen Ihnen die folgenden Rechte zu, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind:
• Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Soweit die Datenverarbeitung auf einer Abwägung der berechtigten Interessen beruht, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung der Daten zu widersprechen. Hierfür müssen berechtigte Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Sie besitzen außerdem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung zu beschweren.